Toplantı ve etkinlik güvenliği

Bir toplantı, bir ofisten farklıdır

Bir ofis taraması, odanın genel durumunu doğrular. Kritik bir toplantı ise belirli bir saatte, belirli kişilerle, belirli bir gündemle yapılır. Bilgiyi elde etmek isteyen biri için bu, hedefin hem yerini hem zamanını bildiği anlamına gelir. Toplantı ve etkinlik güvenliği bu yüzden tek bir tarama değil, toplantı öncesinden toplantı sonuna kadar süren bir plandır.

Bu hizmeti özellikle şu durumlarda öneriyoruz: yönetim kurulu ve genel kurul toplantıları, birleşme ve satın alma müzakereleri, otelde ya da kiralık bir mekânda yapılan kapalı toplantılar, siyasi ekiplerin strateji görüşmeleri ve henüz açıklanmamış bir ürünün iç tanıtımı.

Toplantı öncesi tarama

Taramayı toplantıya olabildiğince yakın bir zamanda yaparız. Salonun kendisine ek olarak, bağlantılı alanları da kapsama alırız: bekleme alanı, ikram hazırlık alanı, tavan boşlukları, yan odalar ve salona hizmet eden kablolama. Otel ve dış mekân toplantılarında mekânın kendi ses sistemi, mikrofonları, projektörleri ve video konferans ekipmanı da incelenir; çünkü bunlar sizin değil, mekânın kontrolündedir.

Yöntemler ofis taramasındakiyle aynıdır: RF spektrum analizi, NLJD, termal ve optik kontrol, fiziksel inceleme. Tek fark, zaman baskısı altında çalışmamız ve bulguları toplantıyı etkilemeyecek şekilde yönetmemizdir. Bir şüpheli bulgu çıkarsa, toplantının ertelenmesi, başka bir salona taşınması ya da devam etmesi kararını sizinle birlikte, hızlıca veririz.

Taramadan sonra alanın korunması

Tarama, alanın tarama anındaki durumunu doğrular. Tarama ile toplantı arasında salona kontrolsüz biçimde giren her kişi, bu doğrulamanın değerini azaltır. Bu yüzden tarama sonrasında salonun kilitlenmesini ya da bir görevlinin gözetiminde tutulmasını isteriz. İkram, temizlik ve teknik personelin salona girişleri planlanır ve mümkünse bir kişinin eşliğinde yapılır. Bu adımı atlamak, en dikkatli taramayı bile anlamsız kılabilir.

Toplantı sırasında izleme

Toplantı süresince RF ortamını sürekli izleriz. Taramada bilinen ve açıklanan yayınların dışında yeni bir sinyal ortaya çıkarsa, bunu anında değerlendirir ve gerekirse toplantı sorumlusunu sessizce bilgilendiririz. Bu izleme, salona sonradan getirilen ve canlı yayın yapan bir cihazı yakalamaya yöneliktir.

Burada bir sınırı açıkça belirtmek gerekir: bir katılımcının üzerinde taşıdığı ve yalnızca kayıt yapan bir cihaz yayın yapmaz, bu yüzden RF izlemesinde görünmez. Bu riski azaltmanın yolu teknik değil, idari bir önlemdir: toplantı için açık bir cihaz politikası.

Katılımcı cihazları için politika

Hassas toplantılarda telefonların, akıllı saatlerin ve dizüstü bilgisayarların salon dışında bırakılmasını öneririz. Bu politika kurumunuz tarafından uygulanır; biz toplantının hassasiyetine uygun, uygulanabilir bir düzen öneririz: cihazların bırakılacağı alan, istisnalar, not alma yöntemi. Kişilerin üzerini aramayız; giriş kontrolü kurumunuzun ya da mekânın güvenlik ekibinin sorumluluğundadır.

Operasyonel güvenlik

• Toplantının yerini, saatini ve taramayı yalnızca gerçekten bilmesi gereken kişilerle paylaşın.
• Tarama hazırlıklarını, toplantının yapılacağı salonda ya da o salondaki telefonlardan konuşmayın.
• Bizimle şüphelendiğiniz cihazlardan değil, başka bir cihazdan iletişime geçin.
• Bir cihaz bulduğunuzu düşünüyorsanız dokunmayın, yerinden oynatmayın.

Rapor ve kapsam

Toplantı sonrasında tarama ve izleme bulgularını içeren yazılı bir rapor teslim ederiz. Talep halinde gizlilik sözleşmesi imzalarız. Ankara merkezliyiz ve Türkiye genelinde, toplantınızın yapılacağı şehirde yerinde çalışırız. Düzenli toplantıları olan kurumlar için bu hizmeti kurumsal periyodik TSCM programının bir parçası olarak planlayabiliriz.

Toplantıdan sonra

Toplantı bittiğinde iş tam olarak bitmez. Salonda unutulan notlar, flip chart sayfaları, beyaz tahta yazıları ve sunum dosyaları, toplantının kendisi kadar hassas olabilir. Kapanışta salonu sizinle birlikte kontrol eder, bu tür bilgilerin toplanmasını ve imha edilmesini hatırlatırız. Mekânın ekipmanına yüklenmiş sunum dosyalarının silinmesi de bu kontrolün bir parçasıdır.