Ofis ve toplantı odası taraması

Toplantı odası neden ayrı bir risk alanıdır

Kurumların en hassas konuşmaları genellikle birkaç odada yapılır: yönetim kurulu salonu, genel müdür odası, hukuk ve insan kaynakları toplantı odaları. Bu odalarda konuşulan bir satın alma, bir ihale stratejisi ya da bir personel kararı dışarıya sızdığında, sonuçlarını ölçmek zordur. Bilgiyi elde etmek isteyen birinin amacı çoğu zaman bütün binayı dinlemek değil, doğru odada doğru konuşmayı yakalamaktır. Bu yüzden tarama planını binanın tamamına eşit dağıtmak yerine, önce bu odalara ve onlara hizmet eden altyapıya odaklanırız.

Ofis ortamında nerelere bakarız

Ofisler, bir cihazı gizlemek için çok sayıda doğal saklanma yeri sunar. Taramada şu alanları sistematik olarak ele alırız:

• Toplantı masasının altı, masa ayakları, kablo kanalları ve masa üstü bağlantı kutuları
• Prizler, anahtarlar, çoklu prizler ve şarj adaptörleri
• Asma tavan boşlukları, aydınlatma armatürleri ve havalandırma menfezleri
• Konferans telefonları, video konferans sistemleri, ekranlar, projektörler ve hoparlörler
• Saatler, kitaplıklar, çerçeveler ve hediye olarak gelmiş dekor objeleri
• Telefon ve veri kablolaması, kullanılmayan hatlar ve dağıtım panoları

Hediye edilen eşyalara ayrıca dikkat ederiz. Masaya bırakılan bir masa saati, bir kalemlik ya da bir şarj istasyonu, kimse sorgulamadan aylarca aynı yerde kalabilir.

Birbirini tamamlayan yöntemler

Tek bir cihazla yapılan tarama, yalnızca o cihazın görebildiğini görür. RF spektrum analizörü yayın yapan vericileri bulur, ancak yalnızca kayıt alan bir ses kaydediciyi göremez. NLJD, kapalı olsa bile elektronik devreleri algılar; fakat yoğun elektronik bulunan bir toplantı odasında her okumanın tek tek doğrulanması gerekir. Termal kamera çalışan devrelerin ısısını gösterir, kapalı bir cihazı göstermez. Optik lens bulucu gizli kameraların lensini yakalar, ses cihazlarını yakalamaz.

Bu nedenle ofis taramasında RF ölçümü, NLJD taraması, termal ve optik kontrol, fiziksel inceleme ve gerektiğinde hat analizi aynı plan içinde uygulanır. Bir yöntemin kör noktasını diğeri kapatır. Hiçbir alarm, fiziksel olarak doğrulanmadan bulgu sayılmaz.

Zamanlama ve mesai düzeni

Bazı vericiler yalnızca ses algıladığında ya da belirli saatlerde yayın yapar. Bu yüzden RF ölçümünü mümkün olduğunda ofisin normal çalışma koşullarına yakın bir ortamda, ışıklar ve ekipman açıkken yaparız. Fiziksel incelemeyi ise çoğu zaman mesai dışında, alan boşken yürütürüz. Kritik bir toplantıdan hemen önce yapılan tarama ile toplantı süresince devam eden izleme birbirinden farklı işlerdir; ikincisi için etkinlik ve toplantı güvenliği hizmetimize bakabilirsiniz.

Tarama öncesinde sizden istediklerimiz

• Taramadan şüphelendiğiniz odada ya da o odadaki telefonlardan bahsetmeyin. Takvime “tarama” yazmayın; nötr bir ifade kullanın.
• Bizimle şüphelendiğiniz telefondan ya da kurumsal hesaptan değil, başka bir cihazdan iletişime geçin.
• Bilgiyi gerçekten gereken en az kişiyle paylaşın. Tesis yönetimi ve bilgi teknolojileri ekiplerinden yalnızca erişim için gerekenleri dahil edin.
• Tarama günü odalara erişim, tavan ve pano anahtarları ile varsa bina teknik çizimleri hazır olsun.
• Bir cihaz bulduğunuzu düşünüyorsanız dokunmayın, yerinden oynatmayın.

Bir cihaz bulunursa

Bir cihaz bulunduğunda onu hemen sökmek çoğu zaman doğru adım değildir. Önce yerinde fotoğraflanır ve belgelenir. Ardından sizinle birlikte kurumunuza uygun yol belirlenir: hukuki danışmanınıza ya da kolluk kuvvetlerine bildirmek, cihazın ne zaman ve nasıl yerleştirildiğine dair iç inceleme başlatmak gibi. Bu kararları siz verirsiniz; biz teknik tarafı belgeler ve raporlarız.

Rapor neleri içerir

Raporda incelenen odalar, her odada uygulanan yöntemler, şüpheli okumalar ve bunların nasıl doğrulandığı ya da elendiği yer alır. Bulgu yoksa bunu da açıkça yazarız: hangi alanların hangi yöntemle incelendiğini ve tarama anında herhangi bir aktif ya da pasif cihaz tespit edilmediğini. Rapor ayrıca toplantı disiplini, hediye eşyaların kontrolü ve odaya erişim yönetimi gibi konularda öneriler içerir.

Gizlilik ve çalışma bölgesi

Kurumsal çalışmalarda talep halinde gizlilik sözleşmesi imzalarız. Araçlarımızda firma logosu bulunmaz, raporlar yalnızca sizin belirlediğiniz kişilere teslim edilir. Ankara merkezliyiz ve Türkiye genelinde yerinde çalışırız. Düzenli tarama ihtiyacı olan kurumlar için kurumsal periyodik TSCM programımızı inceleyebilirsiniz.

Taramalar arasında yapabilecekleriniz

Profesyonel bir taramanın yerini tutmasa da, kritik odalarınızda düzenli olarak uygulayabileceğiniz basit alışkanlıklar vardır. Toplantı odasındaki eşyaların bir listesini ve fotoğrafını tutun; yeni gelen her obje, kimin getirdiği bilinmeden odada kalmasın. Kullanılmayan priz ve ağ bağlantılarını kapatın ya da etiketleyin. Tavan panellerinin ve priz kapaklarının yerinden oynayıp oynamadığına göz atın. Hassas toplantılarda telefonların salon dışında bırakılmasını bir kural haline getirin. Odaya erişebilen temizlik, bakım ve taşeron personelinin listesini güncel tutun. Bu alışkanlıklar, bir sonraki taramada değişikliklerin daha kolay fark edilmesini de sağlar.